Thứ Tư, 18/9/2019
Hotline: 02466615539. Email: tccsnd@hvcsnd.edu.vn
Nâng cao chất lượng công tác văn thư trong ngành Công an

Ở nước ta, công tác văn thư hình thành từ rất sớm, trải qua các triều đại phong kiến, công tác văn thư dần hoàn thiện đi vào nề nếp từ khâu soạn thảo các loại văn bản đến nội dung, thẩm quyền ban hành; từ chuyển giao, giải quyết văn bản đến quản lý, sử dụng các con dấu, tuyển dụng người làm công tác công văn giấy tờ… đều được các vương triều phong kiến quy định chặt chẽ và khoa học.

Ngay sau khi nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời, công tác văn thư được xem như một trong những công cụ quan trọng phục vụ nền hành chính Nhà nước. Ngày 12/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh số 49, ấn định về tiêu đề của các văn bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân: Các công văn, công điệp, phiếu trát, đơn từ, các báo chí, chúc từ, điếu văn, khấn vái, cúng lễ..., bắt đầu từ ngày ký Sắc lệnh này đều phải có tiêu đề: “Việt Nam dân chủ cộng hòa năm thứ nhất”. Sắc lệnh không chỉ có ý nghĩa về mặt chính trị, hành chính mà còn là sự quan tâm của Người đối với công tác văn thư.

Ngày nay, công tác văn thư càng trở nên phổ biến trong tất cả các cơ quan, các tổ chức. Bởi mỗi cá nhân hay bất kỳ cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau, thực hiện các hoạt động soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý con dấu… tức là làm công tác văn thư.

Trong ngành Công an, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì công tác văn thư là không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của Công an các cấp. Công tác văn thư được ví như “quả tim” trong hệ tuần hoàn thông tin quản lý của người lãnh đạo, chỉ huy Công an nhân dân. Nếu công tác văn thư bị tê liệt, vô hiệu hóa thì thông tin đến - đi cũng bị tắc nghẽn, ứ đọng. Để thông tin bằng văn bản đến được đúng địa chỉ, với thời gian nhanh nhất, đảm bảo thông tin văn bản được xử lý hiệu quả thì tất cả các đơn vị trong Công an nhân dân từ Công an cấp cơ sở (Công an xã, phường, thị trấn, đồn, trạm….) đến các đơn vị Công an nhân dân cấp cao hơn đều có bộ phận văn thư hoặc có cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư. Có thể hiểu, công tác văn thư Công an nhân dân là tổng hợp công việc của cán bộ văn thư trong hoạt động quản lý, phát hành văn bản, sử dụng con dấu nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo, chỉ huy Công an nhân dân.

Như vậy, công tác văn thư là hoạt động mang tính hành chính của tất cả các đơn vị Công an từ trung ương đến địa phương. Hoạt động này không thể thiếu ở bất cứ đơn vị Công an nhân dân nào. Thực hiện tốt các nội dung của công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị Công an nhân dân cũng như góp phần đẩy mạnh và hiện thực hóa công cuộc cải cách hành chính Nhà nước.

Công tác văn thư có vai trò lớn trong công tác công an: Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, chỉ huy Công an nhân dân các cấp; góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của các đơn vị Công an nhân dân; góp phần giữ gìn bí mật Nhà nước; tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị...Tuy nhiên, công tác văn thư vẫn còn một số tồn tại như: Cán bộ văn thư còn mang tính chất thời vụ, chưa chính quy; lề lối làm việc chưa thống nhất giữa các cấp, các đơn vị, việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này còn hạn chế... gây ảnh hưởng đến chất lượng công tác. Trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng công tác văn thư trong ngành Công an cần tập trung một số giải pháp sau:

Thứ nhất, tập trung vào khâu tuyển chọn, đào tạo cán bộ văn thư chuyên trách.

Đây là khâu then chốt, quyết định đến công tác văn thư Công an nhân dân. Thực tế hiện này ở nhiều cơ quan, đơn vị công an các cấp công tác bố trí cán bộ còn nhiều bất cập. Cán bộ làm công tác văn thư được tuyển dụng từ ngoài ngành còn chiếm tỷ lệ lớn lại chưa được đào tạo nghiệp vụ công an, chuyển đổi bằng nên trong thực tiễn tiến hành công tác còn gặp nhiều khó khăn. Trong soạn thảo xử lý văn bản hay xử lý văn bản đến có thể không nắm vững nghiệp vụ để phân loại, xử lý. Lãnh đạo nhiều đơn vị địa phương còn chưa chú trọng công tác văn thư, xem nhẹ công tác này nên cử cán bộ mới nhận công tác, người có năng lực công tác kém, nữ giới, cán bộ không đúng chuyên môn... về đảm trách công tác này nên chưa phát huy hết hiệu quả, vai trò của văn thư.

Về khâu tuyển chọn và bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu chuyên trách cần chú ý lựa chọn những cán bộ có phẩm chất và năng lực phù hợp. Cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư. Để đảm bảo yêu cầu này đòi hỏi cán bộ văn thư cần được đào tạo một cách bài bản, chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư. Không bố trí, biên chế cán bộ, chiến sĩ chưa được đào tạo làm công tác văn thư. Cán bộ văn thư còn phải có sự hiểu biết cơ bản về các lĩnh vực nghiệp vụ công an, về hậu cần kỹ thuật, về công tác cán bộ, về bảo vệ bí mật nhà nước… Ngoài ra cán bộ văn thư cần phải có một số phẩm chất: Tỷ mỷ, ngăn nắp, gọn gàng; độ tin cậy, trung thực; ý thức bảo mật tài liệu...

Lãnh đạo, chỉ huy các đơn vị, lực lượng có thể lựa chọn, tuyển dụng cán bộ văn thư chuyên trách từ các nguồn khác nhau: Từ học viên các trường Công an nhân dân, các trường đào tạo về chuyên ngành văn thư, lưu trữ, các cán bộ ở các đơn vị nghiệp vụ... nhưng nhất định phải có sự tuyển chọn theo các tiêu trí, phẩm chất như trên và phải được đào tạo nghiệp vụ văn thư với cán bộ chưa có trình độ nghiệp vụ này, đào tạo nghiệp vụ công an với cán bộ văn thư tuyển dụng từ ngoài ngành mới sử dụng. Trong quá trình công tác cần chú trọng đến việc nâng cao trình độ nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ văn thư chuyên trách.

Thứ 2, xây dựng quy trình công tác văn thư.            

Hiện nay, công tác văn thư ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa được xây dựng thành quy trình công tác. Ngành công an đã có quy trình công tác văn thư chung nhưng việc thực hiện giữa các cấp, các đơn vị chưa thống nhất. Ngay giữa cơ quan tham mưu cùng cấp công tác văn thư cũng không giống nhau về quy trình. Đa số làm theo yêu cầu chỉ đạo của người lãnh đạo, chỉ huy đơn vị. Vì vậy, cần thống nhất và cụ thể hóa quy trình công tác văn thư trong từng khâu như:

Trong xử lý văn bản đến bao gồm các quy trình: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, bao gồm các công việc như: Nhận văn bản đến, phân loại, bóc bì, đóng dấu “Đến”, vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc nhập dữ liệu văn bản đến vào máy vi tính; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; giúp lãnh đạo, chỉ huy hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Trong xử lý văn bản đi bao gồm các quy trình: Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu, kể cả dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị.

Trong quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: Cán bộ văn thư phải bảo quản an toàn con dấu của cơ quan, đơn vị và phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi cũng như văn bản tài liệu khác của cơ quan.

Thực tế hiện này quy trình này bị thực hiện không đúng ở rất nhiều cơ quan đơn vị công an. Có tình trạng các đơn vị, lực lượng nghiệp vụ tự soạn thảo văn bản, tự trình lãnh đạo ký, tự đóng dấu thậm chí tự ghi số đăng kí văn bản một cách tùy tiện nên văn bản phát hành không nằm trong lưu trữ của cơ quan tham mưu, cơ quan văn thư gây khó khăn cho công tác quản lý văn bản, đặc biệt là văn bản đi.

Trong quản lý văn bản mật, đặc biệt với văn bản đi mặc dù có quy định rất rõ về danh mục tài liệu mật nhưng khi tiến hành tập huấn cán bộ văn thư lại không thuộc thành phần dự tập huấn mặc dù công việc của họ thường xuyên tiếp xúc, quản lý, phát hành những văn bản mật. Đây là một hạn chế rất rõ cần khắc phục để đảm bảo tính bí mật trong công tác công an. Để khắc phục tồn tại này quy trình công tác văn thư cần được khẩn trương ban hành và in, dán lên nơi làm việc của cán bộ văn thư chuyên trách để thống nhất thực hiện. Lãnh đạo chỉ huy không tùy tiện ký vào những văn bản trình ký tắt không qua cơ quan văn thư, cơ quan tham mưu. Thường xuyên tập huấn bảo mật thông tin, tài liệu cho cán bộ văn thư chuyên trách.

Thứ ba, áp dụng công nghệ thông tin vào một số lĩnh vực công tác văn thư.

Hiện nay, công tác văn thư nói chung chịu sự ảnh hưởng lớn từ cuộc cách mạng công nghệ thông tin. Có thể nói, công nghệ thông tin có nhiều ưu điểm để phục vụ công tác văn thư đặc biệt trong khâu chuyển phát tài liệu. Trước đây, việc chuyển phát tài liệu, công văn đi xa đều thực hiện qua con đường cơ yếu nên không đảm bảo yếu tố nhanh chóng, kịp thời. Hiện nay, trong công tác văn thư khâu quản lý văn bản có thể áp dụng các phần mềm tin học để tiến hành có giá trị rất lớn. Đặc biệt đối với các đơn vị thường xuyên nhận sự điều hành, quản lý bằng văn bản của các cấp. Bằng phần mềm quản lý này, các đơn vị có thể dễ dàng phổ biến văn bản, rà soát quản lý theo các tùy chọn: Lĩnh vực; loại văn bản; người ký; ngày ban hành; cơ quan, đơn vị ban hành; hiệu lực của văn bản... Phần mềm quản lý này được tích hợp với nhà mạng viễn thông nên khi có văn bản chuyển đến cần phổ biến sẽ tự động gửi thông báo đến các chủ thuê bao là người cần biết nội dung văn bản (có thể giới hạn từng nhóm đối tượng: Toàn bộ cán bộ, chiến sĩ, ban chỉ huy hay chỉ cấp trưởng). Khi ban hành văn bản thông qua mạng thông tin nội bộ và phần mềm quản lý văn bản cần lưu ý vấn đề bảo mật tài liệu. Đối với văn bản Mật cần chuyển theo đường cơ yếu hoặc cử cán bộ trực tiếp chuyển công văn, tài liệu chứ không đưa lên mạng thông tin chung.

Thứ tư, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và chế độ chính sách với cán bộ văn thư.

Đây là khâu yếu trong thực tiễn công tác công an hiện nay. Do nhận thức về vị trí, vai trò của công tác văn thư còn hạn chế nên nhiều nơi lãnh đạo, chỉ huy chưa chú trong đầu tư cho công tác này, dẫn đến hiệu quả kém. Cần phải nhận thức bên cạnh những vai trò mang lại trong hoạt động quản lý, điều hành thì công tác văn thư còn thể hiện bộ mặt của cả đơn vị khi thực hiện vai trò là đầu mối giao liên, giao tiếp với các cơ quan, đơn vị khác trong và ngoài ngành. Thực tế trong thời gian quan, nhiều đơn vị bố trí phong văn thư chưa hợp lý, tích hợp với trực ban, cơ yếu. Vì vậy, cần bố trí, chỉnh trang phòng văn thư cho khang trang, sạch sẽ, ngăn nắp, thân thiện vì đây là một những nơi thể hiện “bộ mặt” của cơ quan, đơn vị công an các cấp. Một tồn tại nữa của công tác văn thư là thiếu thốn về trang thiết bị phục vụ công tác. Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm quản lý, phát hành văn bản chủ yếu bằng giấy tờ như hiện nay những hầu hết các đơn vị đều chỉ có duy nhất một thiết bị photo coppy. Tình trạng này dẫn đến quá tải, sự ùn ứ văn bản, tài liệu cần nhân bản nhất là những lúc cao điểm sử dụng nhiều dẫn đến thiết bị bị hỏng không phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, mang ra ngoài thì lo vấn đề bảo mật. Chính vì vậy, để phục vụ công tác văn thư cần trang bị đầy đủ về trang thiết bị: máy photo, máy in, máy hủy tài liệu, máy fax...

Vấn đề cuối cùng là chế độ đãi ngộ với cán bộ văn thư còn hạn chế. Hiện nay cán bộ văn thư ở nhiều đơn vị còn mang “quân hàm xanh” là sĩ quan chuyên môn, kỹ thuật. Ngoài những hạn chế về mức lương thì cũng không có chế độ đặc thù trong khi thời gian làm việc gần như trọn vẹn, đầy đủ. Không chỉ thể, cán bộ văn thư chuyên trách cũng tiếp nhận, quản lý, soạn thảo, giúp lãnh đạo ban hành những văn bản mật những khác với lực lượng cơ yếu họ lại không có hỗ trợ theo ngạch cơ yếu từ Ban cơ yếu chính phủ. Chính vì vậy, việc tuyển dụng, sử dụng cán bộ văn thư chuyên trách ở các đơn vị gặp khó khăn rất nhiều. Có những đơn vị không tuyển chọn, vận động được cán bộ văn thư nào trong nhiều năm. Trong thời gian tới, cần tăng cường chế độ, chính sách đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách để phát huy trí tuệ, tinh thần trách nhiệm của lực lượng này trong phục vụ công tác công an nói chung, lãnh đạo, chỉ huy các cấp trong công an nhân dân nói riêng.

Thượng úy Nguyễn Văn Hiếu

 Khoa Tham mưu, chỉ huy Cảnh sát, Học viện CSND

Thượng úy Đinh Phương Thảo

Bộ môn Nghiệp vụ cơ bản, Học viện CSND

Tài liệu tham khảo:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật thông tin trong tham mưu Công an nhân dân, 2017, Học viện Cảnh sát nhân dân.

- “Nghiệp vụ công tác văn thư” của Trường Đại học Nội vụ.

 

Gửi cho bạn bè

Phản hồi

Thông tin người gửi phản hồi

Các tin khác